JLL: dati, workplace experience e AI guidano l'evoluzione degli spazi di lavoro

Il Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 di JLL individua cinque trend chiave per il futuro del workplace. In Europa e in Italia la qualità dell'esperienza lavorativa emerge come fattore determinante per favorire la presenza in ufficio.

Il workplace sta entrando in una nuova fase evolutiva. Dopo anni dominati dal dibattito sul ritorno in presenza, le aziende orientano le priorità verso spazi di lavoro più efficienti, attrattivi e misurabili grazie a dati, analytics e tecnologie.

Il rapporto, condotto su 84 società con oltre 66 milioni di metri quadrati di portafogli immobiliari in Nord America, EMEA, APAC e America Latina, indica come la gestione degli spazi assuma un ruolo strategico al crocevia tra real estate, organizzazione del lavoro, tecnologia ed esperienza delle persone.

L'analisi evidenzia cinque trend che stanno ridefinendo il workplace a livello globale, influenzando le strategie delle aziende europee e italiane.

1. Il workplace diventa sempre più data-driven, ma con un ampio gap da colmare

Per il terzo anno consecutivo l'ottimizzazione del portafoglio immobiliare è la priorità (71%), ma crescono gli obiettivi legati alla qualità dei dati: il miglioramento dell'accuratezza delle informazioni sugli spazi (69%) e delle attività di reporting (68%) superano obiettivi più tradizionali incentrati sulla riduzione dei costi.

Permane tuttavia un divario tra ambizioni e capacità attuali: solo il 52% delle organizzazioni valuta come buone o eccellenti le proprie competenze di gestione dei dati, mentre l'11% non conduce alcun audit sugli spazi. Il 73% ha implementato programmi di data governance, a vantaggio rispetto al 27% che ne è privo.

Il 90% delle organizzazioni utilizza dati di occupancy per orientare le decisioni di space planning (70% nel 2025), confermando il passaggio verso un approccio più misurabile e basato sull'evidenza.

Alcune realtà stanno evolvendo da sistemi di misurazione a livello di edificio (badge e accessi) verso strumenti che tracciano l'utilizzo del singolo spazio mediante sensori, sistemi di prenotazione e video analytics.

2. L'intelligenza artificiale è la frontiera, ma il 70% delle aziende non è ancora pronto

L'intelligenza artificiale rappresenta una direttrice di evoluzione del corporate real estate, ma il percorso è agli inizi.

Oggi il 30% delle organizzazioni utilizza applicazioni di AI nell'occupancy planning, mentre oltre il 70% è in fase di studio, sperimentazione o valutazione. Solo l'8% è arrivato a fasi avanzate di ottimizzazione o scaling. Tra chi ha avviato progetti, gli impieghi più diffusi riguardano l'automazione della raccolta dati e del reporting (26%) e la previsione dei fabbisogni futuri di spazio (19%).

Le principali barriere all'adozione riguardano privacy e sicurezza dei dati (70%), costi di implementazione (46%) e integrazione con i sistemi esistenti (45%). La qualità dei dati è la quarta barriera (34%), segno che molte organizzazioni non sono ancora pronte dal punto di vista infrastrutturale.

Gli investimenti in data governance, analytics e qualità delle informazioni costituiscono un presupposto per un workplace più intelligente, predittivo e orientato alla performance.

3. Il ritorno in ufficio prosegue con modelli più maturi e strutturati

Per la prima volta dall'inizio della pandemia, il divario tra utilizzo effettivo degli uffici e obiettivi aziendali si riduce in modo significativo: da 25 a 18 punti percentuali. A livello globale il tasso medio di utilizzo raggiunge il 56% (54% nel 2025; 49% nel 2024) e il lavoro completamente remoto scende dal 18% al 10%.

La strutturazione del lavoro ibrido avanza: la fascia di presenza 3-4 giorni settimanali è passata dal 36% al 55% in un anno (+19 punti). Il 62% delle aziende richiede un numero fisso di giorni in presenza (49% nel 2025) e il 70% dei dipendenti frequenta l'ufficio tra tre e cinque giorni a settimana.

Si rilevano differenze regionali. Nell'area EMEA gli approcci sono più diversificati, riflettendo variazioni culturali e organizzative tra Paesi europei. Complessivamente, il 60% dei lavoratori EMEA è in ufficio tra tre e cinque giorni a settimana, contro percentuali tra il 71% e il 78% nelle Americhe e in Asia-Pacifico.

4. L'ufficio evolve in un hub di collaborazione

Le aziende stanno riducendo uffici privati e postazioni assegnate per favorire ambienti più flessibili e condivisi. Il 41% aumenta la presenza di phone booth, mentre il 30% investe in focus room e piccoli spazi dedicati alla concentrazione. Crescono le aree collaborative e gli ambienti multifunzionali.

In Italia, già nel 2025 il 44% dei lavoratori indicava la collaborazione in presenza come principale valore aggiunto del workplace, confermando l'ufficio come luogo per confronto, apprendimento e costruzione della cultura aziendale (fonte: Workforce Preference Barometer 2025, JLL).

5. La workplace experience diventa una leva competitiva

Per il 61% delle organizzazioni migliorare la presenza dei dipendenti in ufficio è una priorità e il 65% inserisce il miglioramento degli standard workplace tra gli obiettivi delle politiche immobiliari. Il 74% identifica nell'ottimizzazione dell'utilizzo degli spazi l'obiettivo principale dei programmi di lavoro ibrido.

In questo contesto la qualità dell'esperienza lavorativa assume un ruolo centrale nel favorire la presenza e sostenere engagement e retention.

In Italia la dinamica è già evidente: il 79% dei lavoratori considera il work-life balance una priorità, dato più alto dell'area EMEA. Resta però una criticità: solo il 43% è soddisfatto della vivacità del quartiere in cui si trova l'ufficio, contro una media globale del 62%. L'attrattività dell'ufficio dipende dall'intero ecosistema urbano: servizi, accessibilità e qualità del contesto (fonte: Workforce Preference Barometer 2025, JLL).

"Il workplace sta vivendo una trasformazione che va ben oltre il dibattito sullo smart working" commenta Silvia Impelluso, Head of Workplace Advisory di JLL Italia. "Le aziende stanno comprendendo che qualità dell'esperienza, utilizzo degli spazi, dati e tecnologie devono essere gestiti in modo integrato. Le società che sapranno allineare esigenze delle persone, progettazione degli spazi e innovazione tecnologica saranno quelle meglio posizionate per attrarre talenti e sostenere la propria crescita nel lungo periodo."