Uffici in trasformazione: aumenta il divario tra aziende e lavoratori sul benessere

Uffici in trasformazione, ma il benessere resta indietro: cresce il divario tra aziende e lavoratori. Riorganizzazioni diffuse ma poco strutturate: dipendenti soddisfatti delle tecnologie, meno di comfort e spazi. Crescita degli investimenti e focus su qualità e sostenibilità trainano l'evoluzione degli uffici direzionali, con Milano e Roma protagoniste e quasi metà delle nuove superfici già certificate o in fase di certificazione. Le aziende più proattive risultano quelle dei settori informazione e comunicazione, di medio-grandi dimensioni e con maggiore diffusione del lavoro da remoto, in particolare nel Mezzogiorno.

Le aziende stanno trasformando gli uffici, ma in modo ancora incompleto: gli investimenti privilegiano la produttività rispetto al benessere, mentre cresce il divario tra aspettative dei lavoratori e qualità reale degli spazi. È quanto emerge dal report "Workplace & Employees Needs Monitor" curato dal dipartimento Research & Data Intelligence di Patrigest - Gabetti Group. L'obiettivo è comprendere come i cambiamenti tecnologici, organizzativi e culturali stiano trasformando il lavoro nel settore dei servizi e stiano influenzando l'esperienza quotidiana dei dipendenti. Sono stati intervistati circa 2.000 dipendenti per sesso, età, geografia e ruolo professionale.

Secondo Luca Dondi, amministratore delegato di Patrigest - Gabetti Group: "Negli ultimi anni l'evoluzione degli spazi di lavoro appare dinamica ma ancora poco strutturata: molte aziende sono intervenute con riorganizzazioni apprezzate, spesso però episodiche e più orientate alla produttività che al benessere. Gli uffici restano disomogenei, con buone dotazioni per collaborazione e tecnologie di base, ma carenze negli ambiti più innovativi e negli spazi di socializzazione. La soddisfazione dei dipendenti è positiva ma selettiva: bene le tecnologie digitali, mentre emergono criticità su comfort e spazi. Le priorità riguardano aspetti concreti come ergonomia, qualità dell'aria e comfort acustico. Persiste quindi un divario tra aspettative e realtà, con una crescente richiesta di ambienti orientati al benessere, mentre lo smart working si consolida come modalità stabile, pur con una crescita più lenta".

La riorganizzazione degli spazi di lavoro ha interessato, negli ultimi due-tre anni, la maggioranza delle aziende (63%), sebbene nella maggior parte dei casi si tratti di iniziative limitate, occasionali e non strutturali (41%). Solo una quota contenuta prevede ulteriori interventi nel breve periodo (un'azienda su dieci), mentre il cambio di sede resta minoritario, guidato soprattutto da esigenze economiche e di spazio. Le aziende più proattive sono quelle dell'informazione e comunicazione, di medio-grandi dimensioni e con maggiore diffusione del lavoro da remoto, in particolare nel Mezzogiorno.

Gli interventi si sono concentrati soprattutto sulla riorganizzazione degli spazi e sull'aggiornamento delle dotazioni di base, privilegiando soluzioni rapide e facilmente implementabili rispetto a iniziative più strutturate legate al benessere e alla sostenibilità. È rilevante che le aziende più piccole (50-99 dipendenti) si siano impegnate nella sostenibilità aziendale e nella creazione di spazi per il benessere, mentre le più grandi (250 dipendenti e oltre) si distinguono per interventi di ridistribuzione degli ambienti e dei layout.

Nell'individuare le strategie, le aziende hanno scelto soluzioni che consentono risultati più rapidi: sostituire i PC (62%) piuttosto che creare sistemi per prenotazione di sale e postazioni (20%); adeguare la climatizzazione (45%) piuttosto che ridurre il rumore e migliorare l'acustica (30%); creare aree relax e per pause informali (46%) più che quiet room a uso singolo (27%) e aree per l'attività fisica (29%).

Nonostante l'approccio spesso incrementale, i dipendenti hanno generalmente apprezzato gli interventi, percependo un miglioramento dell'esperienza in ufficio, soprattutto tra i più giovani, i lavoratori del Sud e quelli con ruoli apicali. Alla domanda sull'impatto degli interventi sull'esperienza di lavoro, il 21% ha risposto molto positivo, il 72% abbastanza positivo e il 7% negativo.

Dotazioni e servizi negli spazi di lavoro risultano ancora lontani da livelli ottimali, con una valutazione media poco sopra la sufficienza (5,2 su 10), anche nelle aziende più performanti. Le principali carenze riguardano tecnologie intelligenti, aree comuni e sostenibilità, mentre risultati migliori si registrano negli spazi per il lavoro di gruppo e nelle tecnologie digitali di base.

"L'impressione è che le aziende abbiano investito nella tecnologia senza però andare oltre dotazioni e servizi standard e di base, concependo la gamma di servizi collettivi come supporto alla produttività più che come leva di benessere e socializzazione", sottolinea Dondi.

L'offerta di dotazioni e servizi si articola su diversi livelli di maturità: da quelli consolidati e diffusi, legati al lavoro collaborativo e alle infrastrutture tradizionali come le sale riunioni, fino a soluzioni più avanzate e innovative, ancora poco diffuse, che includono tecnologie intelligenti, interventi per la sostenibilità ambientale e servizi evoluti di welfare aziendale.

I servizi e le dotazioni evoluti rappresentano un salto di qualità nell'organizzazione degli spazi di lavoro, sia per le soluzioni tecnologiche adottate (schermature solari, pannelli fonoassorbenti, sensori per il monitoraggio della qualità dell'aria) sia, nei casi più evoluti, per l'attenzione al benessere dei dipendenti e alle politiche di welfare aziendale (palestra o area wellness e asilo nido).

La maggioranza dei dipendenti esprime un giudizio complessivamente positivo sull'ambiente di lavoro, ma i livelli di eccellenza restano limitati e una quota analoga segnala insoddisfazione. La percezione varia in base a fattori individuali e aziendali, con un impatto rilevante degli interventi recenti di riorganizzazione degli spazi, che contribuiscono a migliorare il giudizio complessivo.

Nel confronto con altri aspetti dell'esperienza lavorativa, la valutazione degli spazi di lavoro risulta più equilibrata, mentre emergono opinioni più polarizzate su clima aziendale, crescita professionale e retribuzione.

Entrando nel dettaglio, le tecnologie digitali sono l'elemento più apprezzato, mentre permangono criticità su spazi per attività di gruppo, aree comuni, funzionalità complessiva e ambienti dedicati al lavoro individuale. La soddisfazione tende a diminuire al crescere della complessità dei servizi offerti: risultano più apprezzate le dotazioni semplici e consolidate, come parcheggi, connessione Wi-Fi e sale riunioni, rispetto a soluzioni più evolute o articolate.

Precisa Dondi: "La soddisfazione dei dipendenti tende a ridursi all'aumentare della complessità operativa dei servizi e dell'impegno richiesto all'azienda per garantirne l'efficacia. I livelli di apprezzamento sono più elevati per dotazioni semplici e immediate, come parcheggi e connessione Wi-Fi, mentre calano per servizi più articolati, come sistemi di prenotazione, tecnologie per videocall o policy aziendali. Anche negli ambiti generalmente positivi emergono differenze tra elementi più e meno apprezzati, mentre nelle aree critiche si concentrano le principali insoddisfazioni, in particolare su comfort acustico, layout, privacy e possibilità di personalizzazione degli spazi".

Le valutazioni mostrano un quadro articolato: le tecnologie digitali sono l'unico ambito in cui i giudizi positivi superano sistematicamente quelli negativi, anche se il vantaggio si riduce al crescere della complessità delle soluzioni. Più critiche le valutazioni su comfort e funzionalità: l'illuminazione è l'unico elemento con saldo positivo, mentre il comfort acustico emerge come una delle aree di maggiore insoddisfazione. Per molti aspetti, tra cui personalizzazione degli spazi, privacy e diversificazione degli ambienti in base alle attività, la quota di insoddisfatti supera quella dei giudizi ottimali, evidenziando margini di miglioramento significativi.

Nonostante ciò, la maggioranza dei lavoratori percepisce il proprio ambiente come moderno e attento al benessere. Resta però un disallineamento tra percezione e qualità effettiva di dotazioni e servizi, segno di un percorso evolutivo ancora in corso.

Le priorità di intervento per i lavoratori sono chiare e orientate a benefici concreti: maggiore attenzione al benessere, miglioramento del comfort acustico, integrazione di tecnologie realmente funzionali e interventi su elementi quotidiani come pulizia, ergonomia, qualità dell'aria e privacy. Le soluzioni più simboliche o meno tangibili restano in secondo piano.

Le diverse generazioni condividono queste priorità, con sensibilità differenti: i più giovani mostrano maggiore interesse per innovazione e wellness, mentre le fasce più mature privilegiano comfort e qualità ambientale. In generale, le aspettative si concentrano su miglioramenti immediati della qualità del lavoro più che su aspetti reputazionali o astratti.

Coerentemente con i percorsi di innovazione più apprezzati, le aspettative dei dipendenti si concentrano su benefici concreti e immediati legati a benessere, motivazione e produttività nel lavoro quotidiano, sia individuale sia collettivo.

Lo smart working si conferma una modalità ormai strutturale: secondo l'Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2025 i lavoratori coinvolti sono circa 3,58 milioni. Superata la fase emergenziale della pandemia, il lavoro agile è oggi regolato da accordi tra azienda e dipendente, all'interno di un quadro normativo che pone attenzione a salute, sicurezza ed ergonomia.

La diffusione dello smart working ha rallentato negli ultimi anni, stabilizzandosi su livelli costanti. La maggior parte dei lavoratori da remoto opera da casa, spesso in spazi dedicati, con avvio durante il periodo di lockdown.

L'adozione varia in base al profilo: la crescita recente riguarda soprattutto uomini, giovani e figure manageriali, mentre è in calo tra lavoratori più maturi, impiegati e donne. Tra i principali vantaggi del lavoro da remoto emergono privacy (62%), silenziosità (59%) e qualità dell'ambiente domestico (45%), mentre l'ufficio resta preferito per ergonomia e dotazioni (40%). Per molti dipendenti, la possibilità di lavorare in modalità ibrida è un elemento chiave, soprattutto nelle grandi aziende e nei settori più avanzati.

La pandemia ha rappresentato un punto di svolta per diverse asset class, con il cambiamento più evidente nel segmento office, che ha ridefinito modalità d'uso e concezione degli spazi di lavoro da parte di aziende e occupier, con impatti sulle strategie degli investitori. Da pilastro dell'asset allocation (35%-45% del totale investito), il settore ha visto ridursi il proprio peso relativo, anche per effetto del lavoro ibrido, della crescita dell'e-commerce e del cambiamento delle abitudini di consumo, che hanno favorito il comparto logistico. La quota office negli investimenti si è così stabilizzata intorno al 15% del totale.

È cresciuta l'attenzione alla qualità degli spazi direzionali, con maggiori investimenti nella riqualificazione degli immobili e nel conseguimento di certificazioni di sostenibilità e qualità (LEED/BREEAM, WELL, WIREDSCORE, NET ZERO, C2C). In questo contesto, Milano e Roma hanno rappresentato le principali vetrine di tale evoluzione, immettendo sul mercato nell'ultimo anno circa il 45% delle superfici con certificazione ottenuta o in corso.

Le prime certificazioni attivate riguardano sostenibilità ambientale (LEED) e ciclo di vita dell'edificio (BREEAM), seguite, dal 2021, dalla crescita di WELL (benessere e comfort delle persone) e, in misura minore e soprattutto a Milano, di WIRED SCORE (connettività digitale). LEED è la più diffusa in entrambe le città, con dinamiche differenti: a Roma si osservano due picchi nel periodo pre e post pandemia, seguiti da una progressiva diversificazione; a Milano, dal 2021, emerge un trend di crescita costante di LEED accompagnato da un aumento delle altre certificazioni ESG.

Nonostante questa evoluzione, considerando il complesso degli immobili sul mercato, le locazioni prive di certificazione restano prevalenti, soprattutto a Roma: gli immobili non certificati sono circa l'80%-90% del totale nel mercato romano, contro il 60%-70% a Milano. Di conseguenza, l'incidenza delle locazioni certificate è più elevata a Milano (30%-40% del totale annuo) rispetto a Roma (10%-20%).

Negli ultimi anni alcuni comparti si sono distinti per maggiore attenzione alle certificazioni degli uffici. In termini assoluti, i settori Tech & IT, Banking & Finance, Manufacturing, farmaceutico & healthcare e della consulenza e dei servizi hanno trainato questo mercato. Considerando l'incidenza dei nuovi contratti di locazione di immobili certificati sul totale delle nuove locazioni, emergono i comparti e-commerce & portali, food & beverage e utilities. Questa dinamica evidenzia una sensibilità crescente ai temi ESG, della sostenibilità e del benessere dei dipendenti, spesso associata a organizzazioni di dimensioni rilevanti e a una maggiore flessibilità rispetto alla centralità della location.